Technologie implementeren: wat werkt wel en wat werkt niet?

Bijvoorbeeld dat je altijd moet starten vanuit een zorginhoudelijke vraag. Dat je een visie moet ontwikkelen en implementeren. In- en externe multidisciplinaire samenwerking helpt, evenals voldoende tijd en budget. En, zegt Sanne van der Weegen van Vilans: zie het als een veranderproces, waarvoor je back-up moet hebben in je organisatie.

Het zijn de belangrijkste aanbevelingen van de tientallen die er tijdens deze sessie voorbij komen. De onderzoekers interviewden gedurende de implementatietrajecten projectleiders en namen vragenlijsten af bij zorgmedewerkers. Zo kwamen ze binnen zes thema’s tot belemmerende en bevorderende factoren voor de implementatie van zorgtechnologie.

Belemmerend en bevorderend

Die thema’s zijn: cliënten, interne samenwerking, zorgpersoneel, externe samenwerking, projectteam, technologie, financiën en organisatie. Van der Weegen: “We zien dat een belemmerende factor bij de ene organisatie ergens anders juist een bevorderende factor is. Of dat iets dat bij een organisatie beperkend werkte is veranderd, waardoor het nu bevorderend werkt. Bij één organisatie zagen we bijvoorbeeld eerst dat er weinig interne samenwerking was en geen commitment vanuit het bestuur. Toen ze dat veranderden, kwamen ze echt verder.”

De aanwezigen schrijven op post-its welke belemmerende en bevorderende factoren zij hebben ervaren bij verandertrajecten binnen hun organisaties. Financiering uit onverwachte hoek is bevorderend, heeft iemand opgeschreven. Dat kan zeker een bevordering zijn, maar hoe kom je daaraan? “Wij kregen een legaat van een van onze bewoners”, legt de schrijver van de post-it uit. “Het geld mochten wij besteden aan een bijzonder project.”

Klein beginnen

Tal van factoren passeren de revue: voldoende ondersteuning vanuit ICT, goede samenwerking met de leverancier van de technologie en een vast budget voor de uitrol, in plaats van een eenmalige uitkering. Iemand heeft als barrière ‘te groot maken’ op de post-it geschreven. “Soms is het beter om klein te beginnen en niet meteen al de hele organisatie mee te willen krijgen. Want dan stokt het vaak”, legt ze uit.

‘De echte reden voor implementatie wordt niet gedeeld’, schreef een ander. “Soms heb je het idee dat er meer achter een implementatie zit. Bijvoorbeeld een kostenbesparing. Daar moet duidelijkheid over zijn als je mensen mee wil krijgen.”

Wat wel goed werkt is als een organisatie al langer bezig is met onderzoek. Dan is er vaak al een visie of structuur voor hoe iets geïmplementeerd moet worden. Dan zijn er vaak al goede routes voor waar zorgmedewerkers terecht kunnen met vragen en ideeën.

De Innovatie-Route

Vanuit Vilans werkte naast Van der Weegen ook Ilse Bierhoff mee aan het onderzoek. Vanuit Academy het Dorp zijn Nienke Siebelink en Agnes van der Poel betrokken.

Op basis van de voorlopige inzichten hebben de vier de Innovatie-Route ontwikkeld, een stappenplan dat je kunt gebruiken om technologie op een goede manier te implementeren. Daarmee gaan ze ook op tournee door het land: op 21 juni is de eerste bijeenkomst in Bunnik. Meedoen? Hier kun je je aanmelden.